أربع خطوات بسيطة لحل المشكلات العويصة

جسر خشبي - من تصويري ٢٠١٥

جسر خشبي – من تصويري ٢٠١٥

إحدى أعمق الدروس التي علمنيها الفشل هي أن المشكلة البسيطة من الممكن أن تتطور إلى كارثة إن لم تعالج  في وقتها. مشكلتي كانت تتعلق بتعثر المراحل النهائية لأحد المشاريع الحيوية على الرغم من تخصيص كامل الموارد المطلوبة للمشروع، ذلك مع أن المشروع بدا أنه شارف على الإنتهاء بنجاح، بل تأسيسا على ذلك احتفلنا بإنجاز المراحل النهائية منه.

وبناء على ذلك جهدت مع فريق العمل في حل المشكلة. وبالفعل خرج الفريق مباشرة بخطة عمل تتضمن قائمة طويلة من الخطوات المشخصة  للحل . وكان التوجه الطبيعي هو الانتقال مباشرة لتنفيذ خطة العمل هذه. ولكن سأل أحد أعضاء الفريق سؤالا وجيها دعانا للتوقف هو: هل فعلا هذه الخطوات ستحل المشكلة؟

كثيرا ما تواجهنا مشكلات معقدة تتطلب حلا حاسما، وفي معالجة تلك المشكلات ليس هناك نقص في الحلول المقترحة والتي كثيرا ما تكون متعارضة أو تتكون من خيارات لا يمكن تطبيقها سويا.  ولكن القفز مباشرة للحلول مع الإحساس بالسرعة التي يعطيه قد يكون أثره الفعلي هو تأخير الحل بسبب الانشغال بخطة عمل لا تعالج جذور المشكلة، وبالتالي تفاقمها.  لحل المشكلات بحسم من جذورها هناك أربع خطوات أساسية هي:

١. عرِّف المشكلة

يقال أن تعريف المشكلة هو نصف الحل، وفي الحالات التي نقفز فيها للحلول مباشرة قد لا نفرّق بين تشخيص المشكلة الرئيسية وبين أعراضها. مثلا قد تشتكي شركة ما من تأخر مشروعها، ويقفز البعض للحل في إلغاء الإجازات والتكليف بخارج الدوام سعيا لتكثيف العمل، ولكن قد تكون المشكلة الفعلية هي التغيير المستمر في نطاق عمل المشروع وليس قلة الأيدي العاملة فيه.

٢. توّصل إلى جذورها

لأي مشكلة أعراض هي التي تكشف عن حدوثها ولكن الأعراض ليست هي مسببات المشكلة الجذرية. فبعد التحديد الدقيق للمشكلة يجب النظر في أسباب حدوثها، ومما يصعب ذلك الحاجة للتجرد في تحديد الأسباب والتي قد توجه أصبع الاتهام لك أنت قائد الفريق أو في الفريق المشكل للتعامل مع المشكلة.

٣. ضع خطة العلاج

بعد معرفة المشكلة بدقة وجذورها الحقيقة هنا فقط نتمكن من تشخيص العلاج الناجع. وخطة العلاج يفترض أن تتعرض لجذور المشكلة الحقيقية، ويحدث أحيانا بعد التعرف على المشكلة بالتحديد وجذورها أن تقتنع بصعوبة الهدف أو الطريق المرسومة مسبقا أو عدم جدوها ويصبح عليك بالتالي تحديد هدف أو طريق بديلة.

٤. عالج وراقب

مع أهمية التشخيص والتخطيط فإن المحك الحقيقي للنجاح هو التنفيذ والإنجاز، ونجاح تنفيذ خطة العلاج مبنى على مقارنة النتائج المتوقعة مع تلك المحققة، ومراقبة البيئة المحيطة للتأكد من أن الافتراضات عن المشكلة وجذورها مازالت قائمة. وينبغي الاستمرار بالتنفيذ إلى الوصول للحل أو العودة للخطوة الأولى للتعرف على المشكلة إذا أحس الفريق بالوقوع في أخرى جديدة أو أن التشخيص لم يكن دقيقا.

في مشكلتنا المحددة وجدنا بعد تعريف المشكلة وجذورها أنها ليست مجرد تأخير وإنما هو خطأ في التأسيس، واستدعى ذلك منا إضافة خبرات جديدة في فريق العمل ووضع خطة للعلاج تتضمن تعديل نطاق عمل المشروع بإلغاء بعد البنود والتركيز على المهام الرئيسية، وشكلنا لجنة توجيهية للمشروع تتضمن مدراء الإدارات التي يمسها مع إدارة مفوضة بالبت في القعبات.

وتعلمنا درسا أرجو ألا ننساه في أهمية التفكير قبل التنفيذ…

Advertisements

فكرتان اثنتان على ”أربع خطوات بسيطة لحل المشكلات العويصة

  1. فضلا، أقترح منهجية بديلة:
    ١. لا نبدأ بتعريف المشكلة كما اعتدنا بل بتعريف وتوصيف الوضع المستهدف أو تعريف الحل المثالي لا المشكلة.
    ٢. تقرير حالة عن الوضع الحالي بدون إغراق في المعلومات ، أى الجمع المحدود والمحدد للمعلومات التى تساعدنا على ابتكار حلول وليس تحليل مشكلات.
    ٣. تحليل للموارد والإمكانات المتاحة التي تتراكم لدى المؤسسة.
    ٤. وضع مقياس للتقدم من الوضع الموجود إلى الوضع المنشود.
    ٥. تقدير للنشاطات والإنجازات (الصغيرة) التى تقود بالتدريج نحو الوضع المنشود.

    Sent from my iPad

    >

اترك رد

إملأ الحقول أدناه بالمعلومات المناسبة أو إضغط على إحدى الأيقونات لتسجيل الدخول:

WordPress.com Logo

أنت تعلق بإستخدام حساب WordPress.com. تسجيل خروج   / تغيير )

صورة تويتر

أنت تعلق بإستخدام حساب Twitter. تسجيل خروج   / تغيير )

Facebook photo

أنت تعلق بإستخدام حساب Facebook. تسجيل خروج   / تغيير )

Google+ photo

أنت تعلق بإستخدام حساب Google+. تسجيل خروج   / تغيير )

Connecting to %s